11.2. Wer mit wem? Na der mit dem!

Die Aufbauorganisation und Führungsverhalten

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Aufbauorganisation

Die Aufbauorganisation definiert die hierarchische Struktur eines Unternehmens, das Leitungssystem.

Sie stellt die Rahmenbedingungen für die Verteilung von Aufgaben und Befugnissen innerhalb eines Unternehmens dar. Visualisiert wird die Aufbauorganisation durch ein Organigramm.

Durch die Aufbauorganisation wird festgelegt, wer die Verantwortung und Führung übernimmt sowie welche Abteilungen vorhanden sind und welche Mitarbeiter welche Aufgaben übernehmen.

Stelle - Instanz - Abteilung

Eine Stelle ist die kleinste organisatorische Einheit. Sie beschreibt den Aufgabenbereich einer Mitarbeiter*in.

Grundlage für die Stellenbildung sind die Aufgabenanalyse und -synthese.

Eine Instanz, auch Linienstelle genannt, ist eine Stelle mit Leitungs- bzw. Entscheidungsbefugnis.

Eine Abteilung ist eine Zusammenfassung mehrerer gleichartiger Stellen.
Im Rahmen der Aufgabenanalyse wird die Gesamtaufgabe eines Unternehmens in Teilaufgaben zerlegt.  

Diese Teilaufgaben werden in der Aufgabensynthese nach festgelegten Kriterien zu Aufgabenkomplexen im Hinblick auf ihre Erfüllung durch einen Aufgabenträger zusammengefasst.

Ergebnis der Aufgabensynthese ist die Bildung von Stellen und Abteilungen.
Stellenbildung durch Aufgabenanalyse und -synthese

Arten von Leitungssystemen

Ein Leitungssystem legt im Rahmen der Aufbauorganisation im Unternehmen fest, welche Aufgaben von welchen Mitarbeiter*innen übernommen werden.

Es stellt zudem die Weisungswege ausgehend von der Unternehmensspitze über jeden Unternehmensbereich bis zu den Mitarbeiter*innen dar.
Merkmale
  • Jede Stelle erhält Weisungen von genau einer übergeordneten Stelle
  • Dienstweg ist die Linie von der obersten bis zur untersten Ebene
  • Personen auf gleicher Hierarchieebene treten über gemeinsame übergeordnete Stelle in Verbindung
  • Prinzip der Einheit der Auftragserteilung
  • Geeignet für KMUs mit wenigen Mitarbeitern oder für Organisationen, die einen klaren Dienstweg benötigen (öffentlicher Dienst)
  • Struktur vergleichbar Militär oder Feuerwehr
Vorteile
  • Eindeutige Gliederung des Unternehmens
  • Keine Kompetenzprobleme
  • Gute Kontrollmöglichkeit für Vorgesetzte
  • Einheitliche Auftragserteilung
Nachteile
  • Überlastung der Vorgesetzten
  • Starres und unflexibles System
  • Im Einzelfall ggf. mangelnde Sachkenntnis der vorgesetzten Instanzen
  • Langer und schwerfälliger Dienstweg
Einliniensystem
Merkmale
  • Jede Stelle wird mehreren Vorgesetzen mit genau abgegrenzten Aufgabenbereichen zugeordnet
  • Prinzip des direkten oder kürzesten Weges
  • Anwendung in Teilbereichen von Unternehmen
  • Eher bei großen Unternehmen
Vorteile
  • Kurze Dienstwege
  • Spezialisierung der Instanzen
  • Flexibles und anpassungsfähiges System
  • Entlastung der Fachbereiche
  • Bessere Aufgabenverteilung
Nachteile
  • Gefahr von Weisungskonflikten
  • Probleme der Koordination
  • Schwierige Kompetenzabgrenzung
  • Unübersichtliche Organisation
  • Verunsicherung der Mitarbeiter
Mehrliniensystem
  • Beibehalten des Einlinien- oder Mehrliniensystems, aber ergänzt um Stabsstellen
  • Stabstellen haben eine beratende Funktion, ohne Weisungsbefugnis
  • z. B. Rechtsabteilung/Jurist; EDV-Abt./EDV-Fachmann, Datenschutzbeauftragte; Marketing; Revision; Unternehmensplanung; Gleichstellungsbeauftragte; Fachkräfte für Arbeitssicherheit;
  • Besonders in Großbetrieben verbreitet
 
Vorteile
  • Eindeutige Kompetenzregelung bleibt erhalten
  • Entlastung der Linienstellen
  • Hohe Fachkompetenz der Stabstellen
  • Sachgerechte Entscheidungen durch die Beratung mit den Stabsstellen
Nachteile
  • Die Linienstelle kann die Vorschläge der Stabsstelle blockieren
  • Die Stabsstellen werden heimliche Machthaber, wenn die Linienstellen von den Stabsstellen beherrscht werden
  • Hohe Kosten für die Stabsstellen
  • Stabstelle kann für fehlerhafte Entscheidungen verantwortlich gemacht werden, obwohl diese keine Entscheidungen treffen kann
Stabliniensystem

Stabstelle

Stabsstellen oder Stabsabteilungen sind Stellen, die zur Entlastung der Unternehmensleitung oder der Abteilungsleitung diese beraten und bei Entscheidungen unterstützen.

Eine Stabsstelle hat keine Weisungsbefugnisse.

Typische Stabsstellen sind z. B. die Rechtsabteilung, die Revisionsabteilung und die IT.
  • Objektorientierte Gliederung (z. B. nach Produktgruppen), statt verrichtungsorientierter Gliederung (traditionell: Einkauf, Lager, Verkauf)
  • Neben den Sparten gibt es Zentralbereiche (z. B. EDV, Personal, Recht)
  • Spartenleiter agieren selbstständig innerhalb eines vorgegebenen Rahmens. Es gibt 2 Konzepte
    • Profitcenter-Konzept: Spartenleiter hat feste Gewinngröße vorgegeben; er bestimmt den Weg der Zielerreichung selbst
    • Costcenter-Konzept: Spartenleiter hat mengenmäßigen Umsatz vorgegeben, der mit vorgegebener Kostenhöhe zu erreichen ist
  • Anwendung in Großbetrieben oder Konzernunternehmen
Vorteile
  • Einfache Kontrolle der Sparten anhand der Zielerreichung
  • Flexible Reaktion auf Marktveränderungen
  • Guter Überblick über das Unternehmen
  • Kurze Kommunikationswege innerhalb der Sparten
  • Leistungsanreize für Spartenleiter
  • Nutzung produktorientierten Spezialwissens
  • Weniger Bürokratie
Nachteile
  • Spartenegoismus, d. h. jeder Spartenleiter verfolgt eigene Ziele, dadurch wird u. U. das Gesamtziel des Unternehmens gefährdet
  • Schwierige Koordination
  • Doppelung von Aufgaben (Verlust von Synnergieeffekten)
  • Leistungsdruck innerhalb der Sparte
  • wird Gesamtziel des Unternehmens aus den Augen verloren
  • Hoher Kosten- und Verwaltungsaufwand
  • Gefahr, dass nur ausgewählte Informationen die Sparte verlassen
Spartenorganisation
  • 2 Hierarchien
    eine Hierarchie nach Verrichtung (z. B. Beschaffung, Produktion, Absatz) und eine nach Objekten (Sparte 1, 2, 3)
  • Einschaltung der Unternehmensleitung, wenn sich Funktionsmanager und Produktmanager nicht einigen können
  • Anwendung in Teilbereichen großer Unternehmen
 
Vorteile
  • Entlastung der Unternehmensleitung
  • Förderung der Zusammenarbeit, hoher Informationsaustausch
  • Gegenseitiges Verständnis wird gefördert
  • Kein Funktions- oder Spartenegoismus
  • Kurze Informationswege
  • Starke Motivation der Fachabteilungen
  • Teamarbeit wird gefördert
  • Verbesserte Problemlösungen durch Fachspezialisten
Nachteile
  • Erfolg und Misserfolg nur schwer einer Abteilung zuzuordnen
  • großer Bedarf an Führungskräften
  • hoher Kommunikationsaufwand
  • Konflikte zwischen den Managern
  • Möglichkeit überforderter Mitarbeiter
  • Organisation kann verwirrend wirken, das erschwert den Mitarbeiter die Übersicht
  • Schwierige Kompetenzabgrenzung
  • Verantwortlichkeiten unklar
  • Zeitverzögerung bei strittigen Entscheidungen
Matrixorganisation

Kriterien zur Gliederung von Leitungssystemen

Die Stellen/Abteilungen in den Leitungssystemen können nach unterschiedlichen Kriterien strukturiert werden.

Sachliche Kriterien: 
  • nach Verrichtung (Tätigkeit)
    • Gliederung nach gleichartigen Tätigkeiten
  • nach Objekt
    • Bei Unternehmen mit sehr unterschiedlichen Produkten oder dezentralen Filialen
    • Objekte können Produkte, Regionen, Kunden etc. sein.
Formale Kriterien
  • nach Phase (zeitliche Reihenfolge)
    • Häufig bei weiterer Untergliederung der Hauptaufgaben; i. d. R. Teilung in Planung, Durchführung und Kontrolle
  • nach Rang (Leitungs- und Ausführungsaufgaben)
    • Gliederung unter dem Aspekt der Trennung von Entscheidungs- und Ausführungsaufgaben
 
Es können innerhalb eines Unternehmens bei der Gliederung der Stellen verschiedene Kriterien und Merkmale kombiniert werden.