Lernfeld 02
Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren
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Im Büroalltag geht’s manchmal drunter und drüber: Stress, Konflikte, schlechtes Zeitmanagement, viel zu kurze Pausen – und auf einmal ist alles zu viel. In Lernfeld Nr. 2 geht es daher genau darum, wie du solche Probleme erkennen, vermeiden oder beheben kannst. Also: Wie kannst du dich vor Überlastung schützen und deinem Körper am Arbeitsplatz und in den Pausen etwas Gutes tun?
Und wie schaffst du es, im Team wertschätzend und produktiv zu arbeiten, auch wenn es mal nicht rund läuft? Wie vertrittst du deine eigene Auffassung geeignet und wie findest du Kompromisse mit Kolleginnen und Kollegen? Wichtige Themen sind auch: So bereitest du Besprechungen vor und gibst innerbetrieblich Informationen weiter. Und so legst du Dokumente und Vorgänge geeignet ab.
Für Methoden und Tipps, die dir deinen täglichen Ausbildungsalltag in deinem Betrieb erleichtern, bist du genau richtig, hier im zweiten Lernfeld!
Und wie schaffst du es, im Team wertschätzend und produktiv zu arbeiten, auch wenn es mal nicht rund läuft? Wie vertrittst du deine eigene Auffassung geeignet und wie findest du Kompromisse mit Kolleginnen und Kollegen? Wichtige Themen sind auch: So bereitest du Besprechungen vor und gibst innerbetrieblich Informationen weiter. Und so legst du Dokumente und Vorgänge geeignet ab.
Für Methoden und Tipps, die dir deinen täglichen Ausbildungsalltag in deinem Betrieb erleichtern, bist du genau richtig, hier im zweiten Lernfeld!
Die Lernfeldbeschreibung der Kultusministerkonferenz findest du hier.
Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren
Die Arbeitsumgebung gestalten
In jedem Unternehmen findet man unterschiedliche Aufgaben und Arbeitsabläufe vor. Eine individuelle und passende Auswahl der Arbeitsumgebung muss in jedem Unternehmen erfolgen. Gesichtspunkte wie Ökologien, Ergonomie, Büroform und gesetzliche Vorschriften sowie andere Einflussfaktoren müssen aufmeksam beachtet und laufend überprüft werden.
Büroformen
Durch den zunehmenden Einsatz von digitalen Medien haben sich in den letzten Jahren die die Arbeitsabläufe im Büro entscheidend verändert. Die vorherrschende Büroform könnte in den nächsten Jahren nicht mehr zu den Anforderungen der Tätigkeit passen und Veränderugen unumgänglich machen.
Bei der Auswahl einer geeigneten Arbeitsumgebung hilft vorallem das Wissen über die unterschiedlichen Büroformen ungemein.
Bei der Auswahl einer geeigneten Arbeitsumgebung hilft vorallem das Wissen über die unterschiedlichen Büroformen ungemein.
Das Einzelbüro
Mehrpersonenbüro
Das Kombibüro ist eine Kombination aus Einzelbüros (oder auch Mehrpersonenbüros) mit offenen Zonen, die gemeinschaftlich genutzt werden (Besprechungs-, Gemeinschaftszone etc.).
In einem Kombibüro haben die Einzelbüros meist transparente Wände zu den Gemeinschaftszonen, wobei die Einzelbüros entlang der Gebäudeaußenseite platziert sind.
Ich habe selbst längere Zeit in einem Kombibüro gearbeitet und habe mich darin sehr wohlgefühlt. Das konzentrierte Arbeiten im Einzelbüro war möglich und wenn ich das Bedürfnis nach einem Plausch hatte, wechselte ich in die Gemeinschaftsräume.
Diese Art von Büro soll eine Synthese zwischen konzentriertem Arbeiten und Kommunikation schaffen.
Vorteile:
Konzentriertes Arbeiten im Einzelbüro und zwischenzeitliche Teamarbeit in der Gemeinschaftszone sind leicht umsetzbar, gezielte Kommunikation je nach Bedürfnis ist möglich,
Privatsphäre wird gewährleistet.
Nachteile:
Hoher Flächenbedarf im Verhältnis zur Anzahl der Arbeitsplätze, geringe Flexibilität.
In einem Kombibüro haben die Einzelbüros meist transparente Wände zu den Gemeinschaftszonen, wobei die Einzelbüros entlang der Gebäudeaußenseite platziert sind.
Ich habe selbst längere Zeit in einem Kombibüro gearbeitet und habe mich darin sehr wohlgefühlt. Das konzentrierte Arbeiten im Einzelbüro war möglich und wenn ich das Bedürfnis nach einem Plausch hatte, wechselte ich in die Gemeinschaftsräume.
Diese Art von Büro soll eine Synthese zwischen konzentriertem Arbeiten und Kommunikation schaffen.
Vorteile:
Konzentriertes Arbeiten im Einzelbüro und zwischenzeitliche Teamarbeit in der Gemeinschaftszone sind leicht umsetzbar, gezielte Kommunikation je nach Bedürfnis ist möglich,
Privatsphäre wird gewährleistet.
Nachteile:
Hoher Flächenbedarf im Verhältnis zur Anzahl der Arbeitsplätze, geringe Flexibilität.
Gruppenbüro
Großraumbüro
Bereits ein Geräuschpegel von 55 Dezibel wird von den meisten Menschen als Stress empfunden. In einem Großraumbüro herrschen im Schnitt sogar 70 Dezibel. Das entspricht in etwa dem Geräusch eines Rasenmähers.
Das Hauptmotiv von Unternehmen, auf Großraumbüros zu setzen, ist nach wie vor das Einsparen teuer Bürofläche. Wer allerdings auf Rückzugsinseln und Begegnungsorte verzichtet, verhindert oft Teamarbeit, statt sie zu fördern. Und so wird häufig am falschen Ende gespart. Hinzu kommt, dass Großraumbüros laut einer Studie der Universität Stockholm häufiger krank machen, als kleinere Einheiten. Von den 2000 befragten Arbeitnehmern zählten jene im Großraumbüro doppelt so viele Fehltage wie ihre Kollegen. Und laut der Schweizer „SBiB-Studie – Schweizerische Befragung in Büros“ nahm die Häufigkeit der typischen Beschwerden von Büroangestellten wie Müdigkeit, Schlafstörungen, einem „Schweregefühl im Kopf“, brennenden Augen und Kopfschmerzen proportional zur Bürogröße zu.
Das Hauptmotiv von Unternehmen, auf Großraumbüros zu setzen, ist nach wie vor das Einsparen teuer Bürofläche. Wer allerdings auf Rückzugsinseln und Begegnungsorte verzichtet, verhindert oft Teamarbeit, statt sie zu fördern. Und so wird häufig am falschen Ende gespart. Hinzu kommt, dass Großraumbüros laut einer Studie der Universität Stockholm häufiger krank machen, als kleinere Einheiten. Von den 2000 befragten Arbeitnehmern zählten jene im Großraumbüro doppelt so viele Fehltage wie ihre Kollegen. Und laut der Schweizer „SBiB-Studie – Schweizerische Befragung in Büros“ nahm die Häufigkeit der typischen Beschwerden von Büroangestellten wie Müdigkeit, Schlafstörungen, einem „Schweregefühl im Kopf“, brennenden Augen und Kopfschmerzen proportional zur Bürogröße zu.
Non-territoriales Büro
Telearbeitsplatz
Abhängig von der Gestaltung des Arbeitsvertrages und der erforderlichen Leistung kann Telearbeit auch alternierend stattfinden. Konkret bedeutet dies, dass der Telearbeiter einen Teil seiner Arbeitszeit am Firmenstandort verbringt und somit der betriebliche Arbeitsplatz erhalten bleibt. Es bedarf genauer Absprachen zu welchen Zeiten im Home-Office gearbeitet wird und wann die Präsenz am Arbeitsplatz erforderlich ist.
Im Unterschied zum Home-Office sind „mobile Telearbeiter“ tatsächlich mobil unterwegs, weil es die Besonderheiten ihres Dienstverhältnisses definieren. In erster Linie sind dies Außendienstmitarbeiter, Servicetechniker oder auch Berater, die ihren Job beim Kunden direkt vornehmen und dazu die entsprechende Infrastruktur benötigen.
Mobile Telearbeit beschränkt sich nicht nur auf die Tätigkeit beim Kunden, sondern kann auch während Reisezeiten stattfinden, im Zug oder im Flugzeug. In diesen Fällen sind die Bestimmungen des §5 ArbZg zur Ruhezeit zu beachten. Auch On-Site-Telearbeit
Im Unterschied zum Home-Office sind „mobile Telearbeiter“ tatsächlich mobil unterwegs, weil es die Besonderheiten ihres Dienstverhältnisses definieren. In erster Linie sind dies Außendienstmitarbeiter, Servicetechniker oder auch Berater, die ihren Job beim Kunden direkt vornehmen und dazu die entsprechende Infrastruktur benötigen.
Mobile Telearbeit beschränkt sich nicht nur auf die Tätigkeit beim Kunden, sondern kann auch während Reisezeiten stattfinden, im Zug oder im Flugzeug. In diesen Fällen sind die Bestimmungen des §5 ArbZg zur Ruhezeit zu beachten. Auch On-Site-Telearbeit
Herr Gerold, 10.02.2021, 14:19 Minuten
Farben, Akustik, Licht und Temperatur im Büro
Raumklima
Das Raumklima wird desweiteren vom Verhalten der Beschäftigten, z. B. Rauchen, von der Raumnutzung, z. B. Anzahl der Beschäftigten, benutzte Geräte, und durch raumbedingte Verunreinigungen, z. B. Staub, Gerüche, Ausdünstungen aus Baumaterialien und Einrichtungen, beeinflusst
Klimaanlagen im Büro – Pro und Contra
Pro- Temperatur, Feuchtigkeit und Sauerstoffanteil der Luft werden konstant gehalten
- sorgen neben der Kühlung auch für die Heizung, Luftbefeuchtung und Entstaubung sowie Geruchsbeseitigung
- ständige Zuführung zugfreier Frischluft
Contra- Ermüdungserscheinungen
- Lüftungsströme, die nur gewisse Körperregionen treffen, wirken beeinträchtigend
- regelmäßige Wartung und Filteraustausch notwendig, sonst erhöhte Anfälligkeit für Infektionen
- erhöhter Energieverbrauch
- Geräuschentwicklung
Licht
Umweltfaktor Licht
- schlechte Beleuchtung führt schneller zu Ermüdung und Überanstrengung des Auges
- Beleuchtungsart ist abhängig von der Raumgröße
- DIN 5034 regelt Innenbeleuchtung mit Tageslicht
- DIN 5035 regelt Innenbeleuchtung mit künstlichem Licht
- Räume sollen gleichmäßig beleuchtet sein
- Blendung sollte vermieden werden
- Deckenleuchten meist besser als Tischleuchten
- Lichtbänder parallel zum Fenster gewährleisten meist eine blendfreie Beleuchtung
- Licht für Rechtshänder sollte von links oben auf den Arbeitsplatz fallen
- Hand- oder Körperschatten sollten vermieden werden
- Ideal ist Beleuchtung mit natürlichem Licht
- zu berücksichtigen: Jahreszeit, Tageszeit und Witterungsverhältnisse
Akustik/ Lärm
Desweiteren können
- Doppelverglasung
- schallschluckende Wände und Deckenverkleidung
- Teppichböden zum Schutz vor Eigenlärm und
- Vorhänge
- bis 40 dB(A): sehr gute Basis für Aufgaben mit höherer Konzentrationsfähigkeit
- bis 45 dB(A): gute Grundlage für geistige Arbeiten und Kundenkommunikation
- bis 55 dB(A): maximaler Wert für Callcenter, Bildschirm- und Büroarbeiten
Farbgestaltung
Ergonomische und ökologische Arbeitsumgebung
Tiger Facility Services, 25.10.2018, 2:51 Minten
Tiger Facility Services, 21.09.2018, 2:49 Minuten
Zeitmanagement
Im Berufsleben steht den Aufgaben, die man erledigen muss nicht selten eine begrenzte Zeit zur Verfügung. Die folgenden Methoden des Zeitmanagements helfen bie der Zeiteinteilung und Zeitplanung indem sie durch ihren Einsatz eine effizientere und bessere Zeiteinteilung ermöglichen.
Pareto-Prinzip
AnkerWissen, 01.04.2019, 2:00 Minuten
ABC- Analyse
Mission Bachelor, 18.01.2020, 2:12 Minuten
Eisenhower Prinzip
Generation Erfolg, 28.11.2019, 3:38 Minuten
Mission Bachelor, 11.01.2020, 2:25 Minuten
SMART-Methode
sevDesk, 27.05.2020, 5:42 Minuten
AnkerWissen, 08.04.2019, 2:06 Minuten
ALPEN- Methode
sevDesk, 04.06.2020, 8:18 Minuten
Mission Bachelor, 04.01.2020, 2:49 Minuten
Herr Gerold, 05.02.2021, 11:19 Minuten
David Guttmann Lernhilfen, 28.08.2020, 7:55 Minuten
Schriftstücke und Dokumente verwalten
Jedes Unternehmen erhält täglich eine Flut an Schriftstücke, Briefe uns E-Mails. Trotzdem müssen alle Mitarbeiter die Übersicht darüber behalten und wissen, an welchem Ort, unter welcher Systematik und in welcher Ablage die gesuchten Schriftstücke zu finden sind. Diese Mamutaufgabe können Mitarbeiter nur bewältigen, wenn die Ablage so aufgebaut ist, dass sich jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin bereits nach einer kurzen Einarbeitungszeit zurechtfindet.
Ordnungssysteme
Kriterien bei der Wahl des geeigneten Ordnungssystems:
- schnelles Wiederfinden
- einfache Handhabung
- Terminkennzeichnungen müssen einfach möglich sein
- Logisch, einprägsam, flexibel
- Namen
- Orte
- Nummern
- Daten
- Stichworte
- Piktogramme (=bildhafte Symbole)
- Großbuchstaben erfolgen nach Kleinbuchstaben
- Familiennamen stehen vor dem Vornamen
- Zwischen Familiennamen und Vornamen wird ein Komma gesetzt
- ein Namensvorsatz wird im Allgemeinen nicht als Ordnungswort angesetzt (z. B. Müller von Zahn, Pia erfolgt in der Reihenfolge nach Müller, Albert)
Beispiel für die alphabetische Ordnung | |
Beier, A. | Beier, A. Erwin |
Beier, Adam Erwin | Beier, A. W. |
Beier, A. Erwin | Beier, Ad. |
Beier, A. W. | Beier, Adam |
Beier, Ad. | Beier, Adam Erwin |
Beier, Adam | Beier, Adam Erwin Ludger |
Registratursysteme und Schriftgutablage
(Dient der geordneten Aufbewahrung täglich anfallender Schriftstücke für inner- u. außerbe-triebliche Vorgänge)
Ablagearten
(Dient der geordneten Aufbewahrung täglich anfallender Schriftstücke für inner- u. außerbe-triebliche Vorgänge)
Ablagearten
Loseblatt-Ablage
- Loseblatt-Ablage
- Schriftgut wird lose in Behälter eingelegt z. B. Mappen, Taschen, Aktendeckel, Sichthüllen
- Nachteile: Bei größeren Akten daher längere Suchzeiten
- Schriftstücke können leicht verloren gehen
- Vorteile: Zeitersparnis bei der Ablage, somit weniger Personalkosten
- Manche Schriftstücke sollen nicht gelocht werden, z.B. Zeugnisse
- Schriftgut wird lose in Behälter eingelegt z. B. Mappen, Taschen, Aktendeckel, Sichthüllen
Geheftete Ablage
- Geheftete Ablage
- Abheften von gelochtem Schriftgut
- Hefter oder Ordner
- Nachteil: Ablage ist zeitaufwändiger (lochen, einheften)
- Vorteil: sicherer, schnelleres Wiederfinden
Einzelakte
- Einzelakte
- enthält nur einen „Vorgang“
- muss handlich u. schnell entnommen werden können
- Hefter, Mappen, Taschen
Sammelakte
- Sammelakte
- nimmt Schriftgut vieler gleichartiger Vorgänge auf, z.B. Sammelklage bei (Sammel-)Kündigung; Hagelschaden; aber auch ein Kunde hat mehrere Reklamationen, o.Ä.
- Ordner, Sammler
Registraturformen
liegende Flachablage Aktendeckel, Schnellhefter, Jurismappen
Vorteile | Nachteile |
+ Für Akten, die selten gebraucht werden | - Schlechte Übersichtlichkeit |
+ Niedrige Materialkosten | - Umständliche Bearbeitung |
+ Raumausnutzung bis zur Griffhöhe | - Für umfangreiche Ablage ungeeignet |
+ Schneller Aufbau | - Zeitaufwändig |
+ Schnelle Ablage | - kann zu Unordnung führen |
+ Gute Raumnutzung | - Sehr unflexibel |
Stehende Ordnerregistratur
Vorteile | Nachteile |
+ unterschiedliche Rückenbreite, Formate, Farben | - Zeitaufwand beim Lochen und Abheften |
+ für umfangreiche Sammelakten u. fortlaufende Belege | - Fehlende Flexibilität |
+ umfangreiche Einzelakten | - nicht genutzter Raum im Ordner |
+ gute Übersicht | - Unbequemer Zugriff |
+ kein Verlustrisiko | |
+ Raumausnutzung bis Griffhöhe |
Stehsammlerregistratur
Vorteile | Nachteile |
+ große Mengen dünner Einzelakten | - Fehlende Flexibilität |
+ Raumausnutzung bis Griffhöhe | - Größerer Planungsaufwand |
+ Direkter Zugriff | - Zeitaufwändig |
+ Kostengünstig | - Schlecht für dünne Einzelakten |
Hängeregistratur
Vorteile | Nachteile |
+ Hängemappen, Hängetaschen, Hängeordner, Hängesammler | - Höhere Materialkosten |
+ Arbeitsplatzregistratur für Handakten | - Größerer Raumbedarf (Bedienung nur bis Sichthöhe; Auszugraum erforderlich) |
+ Zwischenablage für noch nicht abgeschlossene Vorgänge | |
+ Bereichs- und Abteilungsregistratur | |
+ Gute Übersicht | |
+ Große Flexibilität bei Mappen und Taschen | |
+ Beste Arbeitsplatzregistratur | |
+ Ideale Lose-Blatt-Ablage | |
+ Schneller Zugriff |
Pendelregistratur
Vorteile | Nachteile |
+ Pendeltaschen, Pendelmappen, Pendelhefter, Pendelsammler | - weniger Übersichtlichkeit |
+ für weniger umfangreiche Einzelakten | - langsamer Zugriff |
+ Raumausnutzung bis Griffhöhe | - nicht für Loseblattsammlung geeignet |
+ große Flexibilität | - mehr Zeitaufwand für das Beschriften |
+ niedrige Beschaffungskosten |
Aufbewahrungsgründe und Aufbewahrungsfristen
Nach dem Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB) und dem Steuerrecht (§ 147 AO) sind nur Unterlagen aufbewahrungspflichtig, die in unmittelbarem Zusammenhang mit einem Handelsgeschäft stehen.
- 6 Jahre Handelsbriefe (z.B. Lieferscheine, Frachtbriefe, Angebote, Mietun-terlagen, Gehaltslisten, Mahnbescheide, etc.)
- 10 Jahre Bilanzen, Handelsbücher, Jahresabschlüsse und Buchungsbelege
Gründe um ein Schriftgut aufzubewahren
Gründe ein Schriftgut aufzubewahren, obwohl dafür keine gesetzliche Notwendigkeit vorliegt:
- Arbeits- oder Beweismittel
- Zur Erledigung laufender Vorgänge
- Um frühere Fehler zu vermeiden
- Als Gedächtnisstütze
- Für schnellere Auskunftserteilung
- Um Briefe nicht neu entwerfen zu müssen
- Beweismittel gegenüber Geschäftspartnern, Gericht oder Finanzamt
Wertigkeitsstufen
Tageswert |
|
Prüfwert |
|
Gesetzeswert |
|
Dauerwert |
|
Beispiele von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen
Aufbewahrungspflichtige Unterlagen | Beispiele | Fristen (Jahre) |
Inventar | Aufzeichnungen über die körperliche Bestandsaufnahme aller Vermögengegenstände | 10 |
Handelsbücher | Kontenblätter | 10 |
Eröffnungsbilanz, Jahresabschluss, Lagebericht, Konzernabschluss | Geprüfterund mit Bestätigungsvermerk versehener Abschlussbericht:
| 10 |
Arbeitsanweisungen, Organisationsunterlagen | Für die EDV-Buchführung | 10 |
Handelsbriefe | Alle Schriftstücke, die das Handelsgeschäft betreffen, aus dem Verkehr mit Behörden, Lieferanten usw.
| 6 |
Buchungsanweisungen | Alle Belege, nach denen Buchungenin den Handelsbüchern vorgenommen werden können:
| 10 |
Herr Gerold, 24.09.2020, 05:01 Minuten
sevDesk, 21.06.2021, 07:44 Minuten
Ablagearten und Registratur
Loseblatt-Ablage
Geheftete Ablage
Einzelakte
Sammelakte
- Schriftgut wird lose in Behälter eingelegt
- z. B. Mappen, Taschen, Aktendeckel, Sichthüllen
- Bei größeren Akten daher längere Suchzeiten
- Schriftstücke können leicht verloren gehen
- Vorteil: Zeitersparnis bei der Ablage, somit weniger Personalkosten
- Manche Schriftstücke sollen nicht gelocht werden, z.B. Zeugnisse
Geheftete Ablage
- Abheften von gelochtem Schriftgut
- Hefter oder Ordner
- Ablage ist zeitaufwändiger (lochen, einheften)
- Vorteile: sicherer, schnelleres Wiederfinden
Einzelakte
- enthält nur einen „Vorgang“
- muss handlich u. schnell entnommen werden können
- Hefter, Mappen, Taschen
Sammelakte
- nimmt Schriftgut vieler gleichartiger Vorgänge auf, z.B. Sammelklage bei (Sammel-)Kündigung; Hagelschaden; aber auch ein Kunde hat mehrere Reklamationen, o.Ä.
- Ordner, Sammler
Datenschutz und Datensicherheit
Datenschutz ist Pflicht, 07.02.2020, 01:49 Minuten
explainity ® Erklärvideos, 23.09.2013, 04:15 Minuten
Datenschutz ist Pflicht, 07.02.2020, 04:40 Minuten
Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)
Grundsätze der DSGVO
DSGVO-Grundsätze:
Rechtmäßigkeit: Es muss eine Rechtsgrundlage vorliegen
Treu und Glauben: ist die Datenverarbeitung als redlich und anständig zu bewerten? (Die Verarbeitung nach Treu und Glauben ist rechtlich schwerer zu fassen und lässt sich im Allgemeinen nur am konkreten Einzelfall unter Berücksichtigung aller Umstände beurteilen. Meist geht es um die Frage, ob ein bestimmtes Verhalten als redlich bzw. anständig angesehen werden kann. Dieser Grundsatz der Datenschutz-Grundverordnung wird im Laufe der Zeit mit Leben gefüllt werden, indem dieser Grundsatz durch Fallgruppen konkretisiert werden wird.)
Transparenz: soll insbesondere gewährleisten, dass die betroffenen Personen im engeren Sinne ihre Betroffenenrechte und im weiteren Sinne generell ihr Recht auf informationelle Selbstbestimmung wahrnehmen können
Zweckbindung: Die Zwecke der Datenverarbeitung müssen bereits bei der Erhebung personenbezogener Daten festgelegt, eindeutig und legitim sein. Eine Weiterverarbeitung zu anderen Zwecken ist gleichwohl möglich, sofern die Zwecke der Weiterverarbeitung nicht mit den ursprünglichen Erhebungszwecken unvereinbar sind und eine Rechtsgrundlage hierfür vorliegt.
Datenminimierung: Personenbezogene Daten müssen dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt werden
Richtigkeit: Daten müssen sachlich richtig und auf dem neuesten Stand sein müssen. Personenbezogene Daten, die im Hinblick auf die Zwecke ihrer Verarbeitung unrichtig sind, sollen unverzüglich gelöscht oder berichtigt werden.
Speicherbegrenzung: personenbezogene Daten dürfen nur in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung der Person nur solange ermöglicht, wie es für die Zwecke der Verarbeitung erforderlich ist. Sobald die Speicherung personenbezogener Daten für den Verarbeitungszweck also nicht mehr erforderlich ist, so müssen die personenbezogenen Daten gelöscht oder die Identifizierung der betroffenen Person aufgehoben werden.
Integrität und Vertraulichkeit: personenbezogene Daten müssen in einer Weise verarbeitet werden, die eine angemessene Sicherheit der personenbezogenen Daten gewährleistet. Dies umfasst auch den Schutz vor unbefugter und unrechtmäßiger Verarbeitung und vor unbeabsichtigtem Verlust, unbeabsichtigter Zerstörung oder Schädigung der personenbezogenen Daten. Hierfür sind geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen.
Rechtmäßigkeit: Es muss eine Rechtsgrundlage vorliegen
Treu und Glauben: ist die Datenverarbeitung als redlich und anständig zu bewerten? (Die Verarbeitung nach Treu und Glauben ist rechtlich schwerer zu fassen und lässt sich im Allgemeinen nur am konkreten Einzelfall unter Berücksichtigung aller Umstände beurteilen. Meist geht es um die Frage, ob ein bestimmtes Verhalten als redlich bzw. anständig angesehen werden kann. Dieser Grundsatz der Datenschutz-Grundverordnung wird im Laufe der Zeit mit Leben gefüllt werden, indem dieser Grundsatz durch Fallgruppen konkretisiert werden wird.)
Transparenz: soll insbesondere gewährleisten, dass die betroffenen Personen im engeren Sinne ihre Betroffenenrechte und im weiteren Sinne generell ihr Recht auf informationelle Selbstbestimmung wahrnehmen können
Zweckbindung: Die Zwecke der Datenverarbeitung müssen bereits bei der Erhebung personenbezogener Daten festgelegt, eindeutig und legitim sein. Eine Weiterverarbeitung zu anderen Zwecken ist gleichwohl möglich, sofern die Zwecke der Weiterverarbeitung nicht mit den ursprünglichen Erhebungszwecken unvereinbar sind und eine Rechtsgrundlage hierfür vorliegt.
Datenminimierung: Personenbezogene Daten müssen dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt werden
Richtigkeit: Daten müssen sachlich richtig und auf dem neuesten Stand sein müssen. Personenbezogene Daten, die im Hinblick auf die Zwecke ihrer Verarbeitung unrichtig sind, sollen unverzüglich gelöscht oder berichtigt werden.
Speicherbegrenzung: personenbezogene Daten dürfen nur in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung der Person nur solange ermöglicht, wie es für die Zwecke der Verarbeitung erforderlich ist. Sobald die Speicherung personenbezogener Daten für den Verarbeitungszweck also nicht mehr erforderlich ist, so müssen die personenbezogenen Daten gelöscht oder die Identifizierung der betroffenen Person aufgehoben werden.
Integrität und Vertraulichkeit: personenbezogene Daten müssen in einer Weise verarbeitet werden, die eine angemessene Sicherheit der personenbezogenen Daten gewährleistet. Dies umfasst auch den Schutz vor unbefugter und unrechtmäßiger Verarbeitung und vor unbeabsichtigtem Verlust, unbeabsichtigter Zerstörung oder Schädigung der personenbezogenen Daten. Hierfür sind geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen.
Pflichten für Unternehmen
- Speicherung und Verarbeitung von Daten ist grundsätzlich verboten
- Unternehmen müssen immer Einwilligung der Nutzenden einholen
- Für Einwilligung gibt es kein einheitliches Verfahren
- Aber: muss freiwillig, unmissverständlich, auf informierter Grundlage geschehen
- Beispiele Einwilligung: Anklicken eines Kästchens, Auswahl von verschiedenen technischen Einstellungen bei Online-Diensten
- Stillschweigende Einwilligungserklärungen, die für die Nutzenden nur erkennbar sind, wenn sie sich die Mühe machen, die Allgemeinen Nutzungsbedingungen von Angeboten genau zu lesen, sind nach der DSGVO nicht rechtmäßig (z.B. dürfen Zustimmungskästchen nicht mehr standardmäßig angekreuzt sein)
- Bsp.: Deswegen tauchen seitdem auf quasi jeder Website, die man besucht, die Fenster auf, in denen man dem Einsatz von Cookies zustimmen muss (was das ist und was das bedeutet, dazu kommen wir später)
- Keine Einwilligung nötig beim Vorliegen eines gesetzlichen Erlaubnistatbestandes: z.B. Vertragserfüllung, lebenswichtige oder öffentliche Interessen
- Beispiele gesetzliche Erlaubnistatbestände
- Vertragliche Notwendigkeit: wenn Unternehmen personenbezogene Daten verarbeiten müssen, um einen Vertrag zu erfüllen, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, Beispiele: Kontaktdaten, Zahlungsdaten im Rahmen eines Kunden-Auftrags
- Rechtliche Verpflichtungen, Bsp: Die Weitergabe von Gesundheitsdaten an die Leistungsträger, Speicherung von abgelehnten Bewerbungen
- Lebenswichtige Interessen, Bsp.: Austausch von medizinischen Daten in einem Notfall, Information über ein lebensbedrohendes Ansteckungsrisiko
- öffentliches Interesse: Bsp.: Überwachung eines öffentlichen Platzes, Berichterstattung der Presse über eine Person von öffentlichem Interesse (beispielsweise die Bundeskanzlerin)
- Berechtigtes Interesse des datenverarbeitenden Unternehmens: Liegt ein berechtigtes Interesse an einer Datenverarbeitung vor, so muss dieses gegen das schutzwürdige Interesse der betroffenen Person abgewogen werden und kann bei positivem Ergebnis als Erlaubnistatbestand herangezogen werden. Bsp: Videoüberwachung des Firmengeländes zur Areal Sicherung, Betreiben von Werbung bei Bestands- oder Neukunden
- Beispiele gesetzliche Erlaubnistatbestände
Kopplungsverbot wurde verschärft
- Vertragsabschlüsse dürfen nicht von der Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten abhängig gemacht werden, wenn diese Daten für die Abwicklung eines Geschäftes nicht notwendig sind
- Bsp. 1: Bei Online-Käufern darf der Anbieter nur die Daten vom Käufer erheben, die dringend für den Verkauf notwendig sind (z.B. Versandadresse, Zahlungsweise). Händler darf mich nicht zwingen, als Voraussetzung für den Kauf auch dem Versand von Werbemails zuzustimmen.
- Bsp. 2: Auf einer Internetseite können Fotos nur kostenlos heruntergeladen werden, wenn man sich auch für einen E-Mail-Newsletter einträgt.
- Bsp. 3: Man kann nur an einem Gewinnspiel teilnehmen, wenn man in die weitere Verarbeitung seiner Daten einwilligt.
Rechte der Nutzenden
Recht auf Auskunft
Recht auf Berichtigung
Recht auf „Vergessenwerden“ (Löschung)
Recht Datenübertragbarkeit
DSGVO und Datenschutz im Büroalltag
Kommunikationsfähigkeit im Arbeitsalltag
Kommunikation ist nicht immer einfach, denn nicht immer versteht der Empfänger auch das, was der Sender einer Nachricht meint. Für eine erfolgreiche Kommunikation müssen die Kommunikationformen und die Kommunikationsregeln bekannt sein und eingehalten werden.
Vier Ohren Modell - Schulz von Thun
AnkerWissen, 18.09.2017, 6:14 Minuten
Aktives Zuhören
Unter dem folgenden Link finden Sie ein interessantes Video vom "Institut für Personalforschung" zu Thema "Aktives Zuhören".
simpleshow video maker, 08.07.2020, 02:32 Minuten
Verbale, nonverbale und paraverbale Kommunikation
Institut für Personalforschung, 07.11.2019, 01:37 Minuten
