03 Selbstmanagement

Ziele motivieren und können Orientierung geben.
Wenn man weiß wohin man schlussendlich möchte, ist es leichter den Weg dorthin auch zu gehen. Um dich zu motivieren und dir deine Ziele klar zu machen, ist es eine gute Idee sie zu visualisieren, zum Beispiel indem du sie aufschreibst und gut sichtbar an deine Pinnwand oder Wand hängst.

Damit deine Ziele dich auch motivieren und nicht entmutigen, solltest du darauf achten, dass sie realistisch und überhaupt erreichbar sind. Es kann auch helfen, wenn du deine Ziele sortierst und in eine zeitliche oder logische Abfolge bringst. Große Ziele kannst du in weitere Unterziele aufteilen. Das erleichtert dir die Planung und gibt dir schnellere Erfolgsgefühle. Für einige Ziele bietet es sich auch an, sie mit einem Zeitrahmen zu versehen, in dem du sie erreichen willst. So kannst du deine Arbeit an ihnen nicht mehr vor dir herschieben.

Du könntest um deine Ziele zu managen eine Mind Map anfertigen. So verbindest du die Visualisierung mit einer logischen Ordnung.

Wer gut orientiert ist ist klar im Vorteil
Eine gute und wichtige Voraussetzung dafür, deine Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement erfolgreich und zügig zu absolvieren und abzuschliessen ist es, von Anfang eine gute Orientierung zu haben. Dann gelingt dir auch eine passgenaue Integration in den Arbeitsmarkt besser.

Orientiert sein bedeutet, sich auskennen. Und zwar über organisatorische Dinge wie Inhalte, Abläufe, Fristen, Anmeldemodalitäten etc.

Zu einer guten Orientierung gehört etwa generelles Wissen zur Ausbildung (z.B. Ablauf), zu den Studieninhalten (z.B. Lernberufe) und den Prüfungen (z.B,. Ablauf).

Mit einem Plan in eine Situation zu gehen macht selbstsicher und optimistisch.
Pläne haben wir im privaten Umfeld sicherlich alle schon entworfen. Oder es fallen uns Situationen ein, in denen wir im Nachhinein gerne einen Plan gehabt hätten. Auch im Ausbildungs- oder beruflichen Kontext hilft dir ein Plan weiter.

Essentiell für eine erfolgreiche Planung ist die Recherche. Wenn du beispielsweise einen Zeitplan aufstellen willst, musst du wissen welche Punkte vorkommen müssen oder sich bedingen. Sammle also alle relevanten Informationen und sehe sie gründlich durch. Wenn du einen Überblick erlangt und deinen Plan erstellt hast, bist du gut vorbereitet und weißt was du tust.

Meilensteine können dir bei deiner Planung helfen. Damit sind Zwischenschritte gemeint, die es in deinem Plan zu erreichen gilt. Wenn du einen Plan zur Bewältigung von Prüfungen aufstellst, könnte ein Meilenstein zum Beispiel ein Themenblock sein, den du durcharbeiten musst. Das erfüllen von Meilensteinen gibt dir ein Erfolgserlebnis und motiviert dich weiter zu machen.

Wer weiß, wie es geht, lernt leichter und hat auch langfristig etwas von der investierten Mühe und Zeit.
Wie für viele Dinge gilt auch für das Lernen: Übung führt zur Verbesserung. Auch richtig lernen muss geübt sein. Einige Dinge, die du für leichtes und nachhaltiges Lernen beachten musst, sind:

• Das Umfeld in dem du lernst
• Deine eigene geistige und körperliche Verfassung
• Deine Lerntechnik
• Deine Planung

Generell gilt: Wenn es dir gut geht und du dich in einem angenehmen Umfeld aufhälst, lernst du leichter. Indem du planst, was und wie du lernen willst, kannst du dir ebenfalls die Arbeit erleichtern.

Im Lernbüro gibt es ein eigenes Lernfeld zum Thema Lernen. Wenn du dich dafür interessiert kannst du diesem Link zum Lernfeld folgen und dich intensiver damit auseinandersetzen.

Zeige, was in Dir steckt:
Hast du bereits einmal über folgende Anregung nachgedacht? Du solltest dir unbedingt ein Leitbild »gönnen«. Ein Leitbild ist eine ideale, richtungweisende Vorstellung für die Zukunft, ein Bild, wie etwas in der Zukunft werden soll. Nur wer eine klare Vision, ein berufliches und persönliches Leitbild oder Fernziele hat, kann seinem Leben Sinn und Richtung geben.

Notieren:

• Welche Vision habe ich für mich?
• Wer bin ich (als Auszubildender)?
• Welche langfristigen Ziele habe ich?
• Wer sind meine Kunden/Anspruchsgruppen?
• Was kann/möchte ich heute tun?
• Welche zukünftigen Entwicklungen möchte ich nutzen?
• Worauf möchte ich am Ende meines Lebens zurückblicken?
• Wie stehe ich zu mir selber?
• Wie gehe ich mit anderen um?
• Wie trete ich auf?
• Wie verhalte ich mich nach außen/gegenüber Mitstudierenden?
• Wie kommuniziere ich intern und extern?

Ein persönliches Leitbild hilft dir, effektiv zu sein, also die richtigen Dinge zu tun. Du hast einen roten Faden, an dem Du dich orientieren und festhalten kannst.
Der Weg hin zum Leitbild ist mindestens so wichtig, wie das Ziel, also das entwickelte Leitbild! D. h. über ein Leitbild nachzudenken kann dich bereits auf viele nützliche – und für die Erreichung des Erfolgs hilfreiche – Ideen und Gedanken bringen.

Die Marke "ICH":
Du bist ja vielleicht eine Marke :-) , will sagen: Erkenne den Nutzen, sich als »Marke« zu positionieren. Hast du schon einmal darüber nachgedacht, dich selber quasi als Marke zu positionieren? Nein, ernsthaft!
Denke mal an eine herausragende Kollegin, einen Kollegen M. Musterperson. Dieser Name ist für viele KollegInnen eine Marke. Der Name steht für Qualität, Engagement, Freundlichkeit etc. Überall dort, wo die Person auftaucht, da ist was los, weil sie sich engagiert, weil sie mitmacht, weil sie bei der Sache ist. Und das schätzen viele andere Personen gleichermaßen.
Die Marke "ICH" (Eigen- oder Selbstmarke) bewirkt bei M.M. eine ganze Menge. Fast alle KollegInnen und besonders Vorgesetzte kennen die Person mit Namen, schätzen die Fachlichkeit. Sie sind gerne für die Person M.M. da. Manche tragen sogar Anfragen an die Person M.M. als Erste heran. Warum solltest nicht auch Sie dies übernehmen und zum Programm machen?
So kannst Du wie M.M. wirken:

• Sei stets charmant, fröhlich, hilfsbereit und offen.
• Bereite alle Meetings und Treffen vor und nach.
• Sei stets geistig anwesend.
• Beteilige dich  hellwach an den Veranstaltungen.
• Stelle Fragen und beantworten gestellte Fragen.
• Erfülle die Anforderungen, arbeite stets ordentlich.
• Mache bitte allen Menschen, die jetzt wieder mit dem Streberargument kommen, klar: Streber streben auf Ziele zu und das ist sehr positiv.

Selbstkompetenz (Empowerment) ist eine Schlüsselqualifikation im Beruf
Selbstkompetent sein bedeutet z.B. motivierend ans Werk gehen, sich mit anderen Kolleginnen und Kollegen auszutauschen und gemeinsam Ziele zu erreiche, Initative zu zeigen, Aufgaben mit Ausdauer zu erledigen. Auch Kreativität gehört ebenso dazu wie der kompetente Umgang mit Konflikten.

Die Kultusministerkonferenz definiert Selbstkompetenz als die Bereitschaft und Fähigkeit, als individuelle Persönlichkeit die Entwicklungschancen, Anforderungen und Einschränkungen in Familie, Beruf und öffentlichem Leben zu klären, zu durchdenken und zu beurteilen, eigene Begabungen zu entfalten sowie Lebenspläne zu fassen und fort zu entwickeln.Sie umfasst Eigenschaften wie Selbstständigkeit, Kritikfähigkeit, Selbstvertrauen, Zuverlässigkeit, Verantwortungs- und Pflichtbewusstsein. Zu ihr gehören insbesondere auch die Entwicklung durchdachter Wertvorstellungen und die selbstbestimmte Bindung an Werte.

Du möchtest dein Empowerment, deine Selbstkompetenz stärken. Dann google doch mal "Empowerment Übungen".

Fachliches Denken und Arbeiten hilft dir dabei, in deinem Ausbildungs- oder Berufsfeld fachlich begründete Entscheidungen zu treffen und mit Selbstsicherheit handeln zu können. Es geht darum, dass dir die Dinge, die du in Ausbildung, Studium oder deiner Berufspraxis gelernt hast, präsent sind und du sie in dein Handeln übersetzt.

Ein wesentlicher Aspekt des fachlichen Denkens und Arbeitens ist wieder einmal deine Organisation. Zum einen ist es hilfreich, wenn du deine Materialien und Informationen für dich übersichtlich und nachvollziehbar organisierst. So kannst du Dinge nachgucken, wenn du gerade etwas vergessen hast oder etwas nachschlagen willst. Organisation erleichtert dir also die Recherche. Alleine zu wissen, wo du eine gesuchte Information finden kannst, kann viel Zeit und Energie sparen!

Zum fachlichen Arbeiten gehört es auch, deine Vorhaben zu planen. Verschaffe dir einen Überblick über deine Aufgaben, Fristen und Ziele und plane dein Vorgehen. So machst du viel aus deiner Zeit.

Reflektiere außerdem regelmäßig dein fachliches Handeln und gleiche dein tatsächliches Handeln mit deiner Vorstellung von einem guten, fachlich fundierten ab.

Mit einem guten Zeitmanagement machst du das Beste aus deiner investierten Zeit.
Im Idealfall bist du effektiv und effizient. Das heißt, dass du die richtigen Dinge auf eine zeitsparende Weise tust. So schaffst du viel und hast trotzdem noch Zeit zur freien Gestaltung.
Du solltest wissen, zu welchen Uhrzeiten du am meisten geschafft bekommst. Dazu kannst du dir eine Leistungskurve anfertigen. In deinem Leistungshoch solltest du die schwierigsten Dinge oder die mit der höchsten Priorität erledigen.

Eine weitere Faustregel ist:
Nutze deine Zeit!
Versuche Störungen zu vermeiden und lasse dich nicht ablenken. Ansonsten verschwendest du viel.

Auch beim Zeitmanagement ist Planung hilfreich.
Mache dir klar was du bis wann erledigt haben willst. Um deine Zeit sinnvoll einzuteilen brauchst du schließlich erst einmal einen Überblick. Die wichtigsten Dinge solltest du zuerst erledigen. Es kann auch ratsam sein „leere“ Zeiten zu nutzen, wie eine Bahnfahrt oder das Warten auf den Bus. In diesen Momenten kannst du gut kleinere Aufgaben erledigen oder über die wichtigen Dinge nachdenken und deinen Plan reflektieren.

Elektronische Datenverarbeitung erfolgreich zu nutzen heißt, deine Planungen und Projekte mit elektronischen Mitteln zu unterstützen.
Unter Daten ist vieles zu verstehen. EDV zu Nutzen kann heißen, deine Termine in einem digitalen Kalender zu organisieren, aber auch eine PowerPoint-Präsentation für einen Vortrag zu erstellen. Es gibt für fast jedes Anliegen eine richtige Software. Auch das Smartphone bietet viele Optionen für die Organisation deiner Arbeitszeit und deines Alltags. Es gilt die richtige Anwendung für dein Anliegen zu finden.

Für die gängigen Computerprogramme, wie die Microsoft Office-Produkte gibt es im Internet eine große Auswahl an (Video-) Tutorials. Denn nur, wenn du die Anwendungen die du benutzt auch beherrschst, erleichterst du dir deine Arbeit. Hast du dich einmal richtig eingearbeitet, profitierst du langfristig!

Wer schnell lesen kann, spart Zeit!
Und Arbeitszeit sparen, heißt mehr Zeit für dich selbst haben.

Eine durchschnittliche Person liest circa 200-300 Wörter pro Minute. Wer viel übt und das Schnelllesen trainiert, schafft bis zu 1000 Wörter. Es geht allerdings nicht nur darum, die Wörter in kurzer Zeit mit den Augen zu überfliegen. Schnelllesen bedeutet, in kürzerer Zeit mehr zu lesen und dennoch das Gelesene zu verstehen.

Wie bei vielen Dingen ist auch beim schnellen Lesen das Geheimnis: Üben! Im Internet findet du viele Trainingsmethoden, Anleitungen oder sogar buchbare Kurse zum Schnelllesen. Für den Anfang deines Trainings ist es hilfreich zu wissen, wie schnell du lesen kannst und wie gut du dir das Gelesene merkst. Dazu gibt es auf der Website von Improved-Reading einen Test.
Ein paar allgemeine Tipps zum Schnelllesen sind:

• Den Text nicht laut oder im Kopf vorlesen
• Springe nicht im Text hin und her
• Versuche, einen möglichst großen Bereich zu erfassen und nicht jedes Wort oder jeden Buchstaben einzeln zu lesen.
• Sitze gerade
• Sorge für eine gute Beleuchtung

Weitere Informationen findest du zum Beispiel:

• Auf WiWi-Treff.de
• Bei Improved Reading
• Oder bei Speed-Reading.de

Wenn du überzeugend argumentieren kannst, wirst du in Gesprächen mit Kunden und Kundinnen sowie mit Kolleginnen und Kollegen eher deine Ziele erreichen.
Wir alle müssen im Alltag regelmäßig argumentieren. Meistens passiert das spontan und mit Bauchgefühl. Im Ausbildungs- oder beruflichen Kontext hat man aber oft die Möglichkeit sich vorzubereiten. Das solltest du dringend tun!

Hier sind ein paar wesentliche Punkte, die du beim argumentieren beachten solltest:

• Mache dir dein Ziel klar! Wohin willst du eigentlich mit deiner Argumentation? Was sind keine idealen, aber akzeptablen Gesprächsergebnisse?
• Begründe die Relevanz deines Ziels. Wenn dein Anliegen den Zuhörenden nicht wichtig erscheint, sind ihnen auch deine besten Argumente egal.
• Mache zu Beginn klar, worum es geht. Wenn dein Gegenüber dir nicht folgen kann und gar nicht weiß worauf die hinaus willst, entfalten deine Argumente keine Wirkung.
• Belege deine Argumente. Eine gute Begründung bieten oft Daten, Zahlen und Fakten.
• Beziehe Gegenpositionen mit ein. Nimm Gegenargumente ernst, überlege dir im Vorfeld mögliche Konterargumente, aber beharre nicht aus Prinzip stur auf einzelnen Punkten. Das macht unglaubwürdig! Wenn dein Gegenüber ein überzeugendes Argument bringt, bedenke es lieber, als es prinzipiell zu verwerfen

Kompetent visualisieren und präsentieren heißt, deiner Zuhörerschaft die beste Möglichkeit zu geben, das Vorgetragene zu behalten.
Eine gelungene Visualisierung ist ästhetisch ansprechend, lockert deine Präsentation auf und erhöht so die Aufmerksamkeit bei den Zuhörenden. Sie ist nicht dafür da, das Gesagte 1:1 nochmal aufzuschreiben. Vielmehr sollen durch die Visualisierung verschiedene Lernkanäle angesprochen werden, um leichter Verknüpfungen herzustellen und das Vorgetragene besser zu behalten.
Die grundlegende Überlegung zur Visualisierung lautet: Was unterstützt das Gesagte?

Eine Visualisierung sollte die Struktur und Argumentation deiner Präsentation deutlich machen. Sie erfordert also Vorbereitung und einen guten Überblick sowie ein gutes Verständnis von dem, was präsentiert werden soll. Wenn du an einer Visualisierung arbeitest, machst du dir also auch selbst noch einmal die wesentlichen Punkte bewusst. Davon profitierst du auch beim präsentieren.
Denke daran: Weniger ist mehr! Vollgepackte oder kunterbunte Flipcharts oder Folien sind überfordernd und nicht hilfreich.
Zur Visualisierung kannst du verschiedene Mittel benutzen. Beliebt sind z.B. Flipcharts, PowerPoint oder Poster.  Im Internet gibt es viele Tipps oder „Gestaltungsvorlagen“ für Zeichnungen mit denen du ansprechend visualisieren kannst, auch wenn du kein zeichnerisches Talent besitzt. Bei Office-Anwendungen gibt es die sogenannten Smart Arts, mit denen du Grafiken erstellen kannst.

Bei der Präsentation solltest du auf deine Körpersprache und deine Sprechweise achten. Sprich langsam und deutlich, stelle dich aufrecht hin, präsentiere dich selbstsicher. Auch wenn du beim Präsentieren vielleicht zunächst nervös bist, kannst du Sicherheit gewinnen, indem du durch Stimme und Körperhaltung souverän auftrittst. Nach kurzer Zeit übernimmst du deine ‚Rolle‘ und fühlst dich tatsächlich selbstbewusster.

Die Grundeinstellung zählt! Du solltest folgende haben:

"Ich habe zwar ordentlich Respekt vor der Prüfung, aber meine Grundeinstellung stimmt. Ich bin zuversichtlich. Ich habe das schon so und so oft im Leben erfahren: Ich weiß, dass es klappen wird und deshalb – genau deshalb – klappt es auch!"

Im Team schaffst du mehr als alleine!
In einem gut eingespielten Team arbeitet es sich leichter und es lassen sich größere Aufgaben bewältigen. Teams funktionieren aber in der Regel nicht einfach von alleine und ohne Mühe.

Hier sind ein paar grundlegende Dinge, die du für das Arbeiten im Team beachten solltest:

• Macht euch euer gemeinsames Ziel klar.
• Kommunikation ist alles! Sei offen und respektvoll, teile deine eigene Grenzen und Erwartungen mit
• Trefft Absprachen, verteilt Aufgaben und Rollen. Und vorallem: haltet euch auch daran!
• Statusupdates geben: Arbeitet miteinander, nicht aneinander vorbei! Teile den anderen mit wie der Stand der Dinge ist, so kommt es nicht zu Missverständnissen
• Gib Feedback und hol dir welches ein.

Regelmäßige Teamtreffen können helfen, diesen Punkten einen passenden Raum zu geben und Hemmschwellen für offene Kommunikation im Team zu senken.

Wenn du effektiv mitschreibst, hast du die optimale Lernvorlage.
Egal ob du Ausbildungsinhalte mitschreibst oder ein Teammeeting protokollierst, deine Mitschrift soll in erster Linie das Gesagte so festhalten, dass du zu einem späteren Zeitpunkt darauf zurückgreifen kannst. Das heißt aber nicht, dass du alles Wort für Wort aufschreiben sollst. Konzentriere dich auf die wesentlichen Punkte und verzichte auf ganze, ausformulierte Sätze.
Für manche Dinge bietet es sich an, Grafiken, Skizzen oder Mind Maps anzufertigen. Auf diese Weise verarbeitest du die Informationen direkt und machst sie zugänglicher.

Digital oder handschriftlich? Kommt drauf an.
Ob du deine Notizen mit einer Tastatur oder handschriftlich anfertigst kommt auf deine persönliche Präferenz an. Beides hat Vor- und Nachteile: Handschriftliche Notizen kann sich unser Gehirn besser merken, es ist aber meistens auch langsamer. Auf der Tastatur zu tippen, kann die Geschwindigkeit enorm erhöhen. Durch das langsamere Schreiben mit der Hand bist du allerdings auch gezwungen nicht wortwörtlich mitzuschreiben, sondern die Kernaussagen herauszufiltern. Je nachdem, welchen Zweck du verfolgst, kannst du das in deine Entscheidung einfließen lassen.

Für handschriftliche Notizen kann es hilfreich sein, deine Blätter in Zonen einzuteilen. Dafür ziehst du circa 5cm von einem der Seitenränder sowie vom unteren Rand entfernt Linien. In das große Feld kommen die eigentlichen Notizen, an den Seitenrand kommen wichtige Begriffe oder Anmerkungen, in das untere Feld können in der Nachbearbeitung weiterführende Gedanken notiert oder eine Zusammenfassung erstellt werden.

Best Practice is:
Nutze jede Möglichkeit, praktische Erfahrung zu sammeln. Mach mit im Betrieb bei Projekten und Entwicklungen. Biete dein Know How auch im Familien- und Freundeskreis an. Sammle jede Menge Erfahrung.

Projekte sind Schätze:
Engagiere dich, wenn Projekte anstehen. In der schulischen Ausbildung oder im Betrieb. Projekte sind in der Regel mega spannend und bringen Dich mit Meilenstiefel weiter. Lass nicht den Daumen unten, sondern heb den Daumen hoch und signalisiere: Ich bin dabei!

Examen / Prüfung ist morgen – berufliche Orientierung schon heute

Starte deine Karriere schon während der Ausbildung. Schon während der Ausbildung sollte dir klar sein, wie es mit dir in deinem Betrieb und deiner Branche weitergeht. Äußerst wichtig ist hier, die eigenen Fähigkeiten und Persönlichkeitsfaktoren klar einzuschätzen. Alle Entscheidungen müssen in Einklang mit deinen persönlichen Fähigkeiten, deiner Werteorientierung, aber auch deinen Schwächen gefällt werden.

Von Anfang an solltest du deine Begabungen und Fähigkeiten besser kennenlernen, mit all deinem Können, aber auch deiner Grenzen. Dieser Prozess kann in Einzelfällen sehr schmerzhaft sein, weil Ausbildung und Job mit Vorstellungen, Träumen und Ideen über einen selbst beginnt, die der beruflichen Realität dann teilweise nicht standhalten können.


Analysiere deshalb insbesondere auch Selbstsicherheit, Kreativität, Selbstmotivation/Engagement, Flexibilität, Unabhängigkeit sowie den eigenen Lebensstil und arbeite daran.


Frag deine Freunde und Kolleginnen, aber auch die Ausbilder nach deren Einschätzung. Versuche ganz offen und realistisch damit umzugehen.

Beachte bei der beruflichen Laufbahnplanung folgende Aspekte:

• Welche Aufgaben, Tätigkeiten möchtest du ausüben und was passt zu Dir?
• Wie stellst du dir einen Arbeitstag vor?
• Möchtest du lieber alleine oder im Team arbeiten?
• Brauchst du Zeitdruck und Hektik oder liebst du es ruhig?
• Für welches Produkt, für welche Dienstleistung kannst du Dich begeistern?
• Welche Arbeitsatmosphäre, Ausstattung am Arbeitsplatz brauchst du?
• Welche Rahmenbedingungen bevorzugst du?
• Welche Hierarchieebenen passen zu dir?
• Welche beruflichen Ziele hast du für die nächsten Jahre?
• Welche beruflichen Ziele hast du langfristig?

Achte auf eine ausgeglichene „Work-Life-Balance“!
Das bedeutet: finde ein angenehmes Verhältnis zwischen Arbeit und Pflichten auf der einen und Freizeit auf der anderen Seite. Denn zu viel Stress und zu wenig Entspannung machen auf Dauer krank. In vielen der hier beschriebenen Aspekte findest du Tipps, die dir dabei helfen können diese Balance zu gestalten.

Ein gutes Zeit- und Projektmanagement sind ganz wesentlich für ein gesundes Verhältnis. Auch wenn es zeitweise mal nicht so ausgeglichen läuft, ist das kein Grund zu verzweifeln. Meistens sind die arbeitslastigen Zeiträume von Anfang an mit einem Enddatum versehen und so viel erträglicher

Hier sind ein paar Do’s and Dont’s für eine ausgeglichene Work-Life-Balance:

Do’s:

• Auf die eigene Gesundheit achten: Gesunde Ernährung, Bewegung, ausreichend Schlaf, usw.
• Zeit für sich selbst nehmen: Entspannen, runter kommen und sich den eigenen Hobbys widmen
• Klare Ziele
• Im Team arbeiten und Aufgaben delegieren
• Zeit für Freunde und Familie nehmen

Dont’s:

• Aufgaben aufschieben
• Es allen recht machen wollen
• Den Anspruch haben, alles perfekt zu machen. Fehler führen zu Lernerlebnissen!
• Zu viele Aufgaben annehmen. Nein sagen erfordert Mut, ist aber für das eigene Wohlbefinden wichtig!